Webinar, hoe doe je dat?

Van webcam tot microfoon: leer precies welke apparatuur je nodig hebt voor een succesvol webinar, inclusief praktische tips voor direct gebruik.

Wat heb je nodig voor een webinar?

Technische benodigheden:

• Een moderne computer (niet ouder dan 4 jaar)
• Een stabiele internetverbinding
• Een professionele webcam
• Een kwalitatieve microfoon
• Webinarplatform

Er zijn verschillende webinarplatforms zoals Zoom, WebinarGeek, LiveWebinar of Microsoft Teams. Teams biedt de mogelijkheid om live gebeurtenissen te organiseren. Externe deelnemers kunnen deelnemen via een link die je deelt, zonder dat ze een Teams-account nodig hebben. Je moet wel enige tijd vooraf de Live Events-functionaliteit in het Teams-beheercentrum inschakelen. Gespecialiseerde webinarplatforms zoals LiveWebinar of WebinarGeek bieden meer functies en zijn gunstiger geprijsd dan Zoom. Onze voorkeur gaat uit naar WebinarGeek omdat het eenvoudig te integreren is met o.a. je CRM toepassing en ook omdat het een Nederlands bedrijf is. Dat laatste betekent dat je support gewoon in het Nederlands kan krijgen.

Professionele tips voor een succesvol webinar

• De eerste tip is om vooraf in besloten kring een proefsessie te draaien. Zo stel je snel vast of in de praktijk ook alles soepel gaat verlopen.
• Gebruik bij voorkeur een moderne computer. Een webinar vraagt best wat van een computer. De computer moet beeld en geluid verwerken, zorgen dat deze twee synchroon lopen en ontvangt daarnaast ook je chat berichten en dergelijke. Dit vraag wel wat CPU/processor kracht en daarom kun je beter een niet al te oude computer gebruiken. Twijfel je of de computer snel genoeg is? Kijk dan naar de systeemvereisten (system requirements) van de webinar-dienst. En test het een keer vooraf. Als vuistregel kun je er vanuit gaan dat een laptop jonger dan 4 jaar wel zal voldoen.
• Kijk ook of de computer een webcam en microfoon heeft en of deze voldoen. Voor beeld en geluid kan je de webcam en microfoon van een laptop gebruiken. Met een betere camera en microfoon verhoog je echter wel de beeld- en geluidskwaliteit. Een goede geluidskwaliteit is het allerbelangrijkste bij een webinar. Haperende beelden zijn niet best, maar niks is zo irritant als slechte audio. Als de spreker slecht verstaanbaar is, haken de meeste mensen af. Door een goede externe microfoon te gebruiken, kun je de geluidskwaliteit enorm verbeteren. De beeldkwaliteit verbetert enorm door het gebruik van een goede externe webcam. Gebruik een goede widescreen HD webcam zoals de Logitech Brio. Met een widescreen webcam kun je meer dan alleen het hoofd van een spreker laten zien. Hierdoor oogt het beeld wat rustiger en je kunt ook wat interessante voorwerpen in de achtergrond plaatsen. Let op: sommige andere webcams hebben wat kunstmatige ingrepen gedaan waardoor er wat vervormingen aan de randen van het beeld ontstaan.
• Controleer of de internetverbinding snel én stabiel genoeg is. Meestal lijkt de internetverbinding wel snel genoeg voor webinars. Met 3 Mbps (up/down) kun je al streamen in HD (5 Mpbs in Full HD). En webinar-diensten passen de kwaliteit van de webinarbeelden automatisch aan als de internetverbinding niet snel genoeg is. Het probleem is echter dat een draadloze internetverbinding vaak niet stabiel is en dat daardoor de snelheden onder de benodigde snelheid uitkomt. Daardoor kunnen er ondanks een snelle internetabonnement toch haperende beelden voorkomen. Bedrade internetverbindingen (Ethernet kabel) zijn vaak stabieler. Dus gebruik bedrade internet in plaats van WIFI en controleer de internetverbinding op snelheid én stabiliteit. Meer informatie over testen op: stream snelheid testen.
• Laat de sprekers staan tijdens een webinar. Staand kunnen sprekers het volledige bereik van hun stem gebruiken en ze kunnen eenvoudiger variëren in lichaamshoudingen. Plaats een spreekstoel of statafel om alles binnen handbereik te houden.
• Let op het licht. Dus de spreker niet met de rug naar het raam, maar juist met het gezicht naar het raam toe. En niet vlak onder een felle lamp plaatsen, maar liever een lamp zo richten dat het licht op het gezicht van de spreker valt, zodat iedereen zijn/haar ogen en expressie goed kan zien.
• Plaats de webcam op ooghoogte. Als de webcam laag staat, kijkt de webinar spreker neer op de kijkers. Als de camera hoger staat, dan kijken de webinardeelnemers op spreker neer. Dus plaats de webinar camera op ooghoogte. Bij een webcam in een laptop staat de camera vaak te laag. Een simpele oplossing is om wat boeken onder je laptop te plaatsen. Bij een externe webcam kun je ook een statief gebruiken om de webcam op de juiste hoogte te plaatsen.
• Kijk in de cameralens (en niet zo vaak op je laptopscherm). Het is heel natuurlijk dat je af en toe naar je scherm kijkt tijdens een webinar. Misschien zijn er wat interessante chatberichten waarop je wilt inspelen. Doe dat met mate. Als je te vaak naar het scherm kijkt, komt het over als ongeïnteresseerd. Dus regelmatig in de cameralens kijken! Zo maak je oogcontact met de webinardeelnemers. Bij een externe webcam op statief is het eenvoudiger om dit te onthouden. Bij een ingebouwde webcam kun je een stikker naast de lens plaatsen om jezelf hier aan te herinneren.
• Controleer ook even de achtergrond. Wat zie je achter de spreker? Is het netjes opgeruimd? Staat er niet iets wat je niet wilt tonen. Wil je misschien bepaalde voorwerpen juist wel of niet tonen in de achtergrond?
• Enkele modetips. Trek geen witte of zwarte shirt aan. Moeilijk voor de camera. Bij voorkeur ook geen kleding met een moirëpatroon (drukke patronen, dunne lijntjes en kleine stipjes). Dergelijk kleding is lastig te filmen. Kleding met een krijtstreepje geeft meestal geen problemen. Let ook op het geluid van kleding en juwelen. Het kraken en geritsel van kleding kan best irritant zijn en het gerinkel van armbanden wordt extra versterkt als ze een tafelblad raken. En voor brildragers. Gebruik tijdens een webinar contactlenzen. De glazen van een bril reflecteren het licht.
• Controleer je achtergrond. Alles opgeruimd en geen rare dingen in beeld.
• Zoek uit waar de muteknop zit. Als er een andere spreker aan de beurt is, zet jezelf op mute. Dan heeft niemand last van achtergrondgeluiden. Externe microfoons hebben vaak een muteknop zodat je deze eenvoudig uit kan zetten.
• Bezuining niet op apparatuur. In plaats van kopen, kun je een webinar camera en microfoon huren.
• Spreek vooraf af, wie wat doet tijdens de webinar. Wie zorgt voor de techniek en wie is de chatmoderator bijvoorbeeld.

Starten met een webinar

Aan de slag. Begin klein en bouw het op. We zien vaak dat mensen denken dat het ingewikkeld is, maar met de juiste voorbereiding en apparatuur kun je snel aan de slag. Test eerst in kleine kring en groei van daaruit.

We helpen je graag met het selecteren van de juiste apparatuur voor jouw webinar. Voor 50 euro huur je al een goede widescreen HD webcam met externe microfoon. Zo kun je een webinar uitproberen zonder direct grote investeringen te doen.